Dans votre vie professionnelle, il arrive des moments où vous et votre équipe êtes complètement débordés et qu’on sollicite tout de même votre aide. Dans ces moments, on ne sait plus où donner de la tête, et comment trouver le courage de dire non. Pour vous aider à y voir clair, je vous présente quelques balises qui vous éclaireront et vous permettront de déterminer si oui ou non c’est possible de le faire et comment le faire.

1 – Cerner rapidement la situation

La première chose à faire, est de cerner rapidement si la situation pour laquelle on requiert votre aide se prête à dire non. Il arrive qu’à l’intérieur des organisations, certaines gestions de projets ne permettent tout simplement pas de se défiler. Par exemple, si un collègue connait des difficultés, et qu’il est confronté à un livrable qu’il doit remettre à courte échéance.  Il est bien évident que dans cette situation, vous ne pouvez refuser de prêter main forte.

2-  Bien circonscrire la demande

Voici un super truc pour  savoir si ce qui vous est demandé est faisable ou non. Vous devez d’abord bien circonscrire la demande qu’on vous fait, en posant la question suivante : « À quoi tu t’attends exactement de notre part ou de ma part comme contribution ? ». Soyez attentif à la réponse qu’on vous donnera,  car très souvent cela va vous permettre d’estimer le travail requis, qui ne représente peut-être pas tout le volume de travail que vous appréhendiez. De plus, maintenant que vous avez bien compris l’objet de la demande, vous serez en mesure de déterminer ce  qui sera réalisable.

3- Prendre du recul

L’autre astuce que j’aimerais vous donner, c’est de prendre du recul. Au lieu de dire « Tu me reviendras dans 3 semaines quand on va avoir moins d’ouvrage », vous pouvez tout simplement dire à la personne « Laisse-moi te revenir à ce sujet-là ». Vous vous mettez  alors une posture d’ouverture. Vous pouvez dire : « Laisse-moi te revenir cet après-midi » ou « laisse-moi te revenir demain, j’ai des vérifications à faire ». Puisque vous avez en main des informations sur ce qui est attendu comme contribution, cela vous permet de vraiment mesurer la faisabilité de la demande. Vous pouvez alors analyser qu’elles sont les parties réalisables ou non dans l’ensemble du mandat, et, cela vous donne un peu de temps pour préparer soigneusement  la réponse à transmettre.

4-  Annoncer votre décision

Le dernier point sur lequel vous devez vous pencher, c’est la façon d’annoncer votre décision. Par exemple, si vous acceptez de prendre en charge une certaine partie de ce qui est attendu, je vous recommande d’amorcer ainsi votre réponse : « Nous avons regardé les choses et, sur cet aspect-là, je pense qu’on est en mesure de t’aider ».  Vous pourrez par la suite communiquer les détails des informations sur ce que vous vous engager à réaliser.  

Inversement, si ce n’est pas possible d’aider sur aucun des aspects de la demande, vous pourriez tout simplement dire « J’ai bien compris ta demande et ça me ferait plaisir de t’aider, mais quand je regarde ce qu’on a à faire, c’est difficile pour nous à ce moment-ci de pouvoir te livrer quelque chose avant la semaine prochaine. Dans quelle mesure est-ce que c’est acceptable pour toi?  De cette manière, vous faites preuve d’ouverture,  tout en vous donnant une marge de manœuvre pour négocier votre contribution.